Privacyverklaring — JLK Solutions

JLK Solutions (“wij”, “ons”) levert een digitale AI-telefoonassistent aan ondernemers. Bij het leveren van deze dienst verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij

JLK Solutions (momenteel in oprichting), bereikbaar via jlk-solutions@outlook.com. Wij zijn op dit moment nog niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel\; zodra dat is voltooid, werken wij deze verklaring bij met ons KVK- en BTW-nummer. Voor privacy-gerelateerde vragen kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens verwerken wij

2.1 Gegevens van onze klanten (ondernemers)

• Naam en contactgegevens van de eigenaar/contactpersoon

• Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, website, e-mailadres, telefoonnummer)

• Facturatiegegevens (via onze betaalverwerker)

• Door de klant aangeleverde bedrijfsinformatie voor het inrichten van de AI-assistent (openingstijden, prijzen, FAQ’s, uitzonderingen)

2.2 Gegevens van eindklanten (bellers naar onze klanten)

• Telefoonnummer van de beller

• Naam, gewenste datum/tijd en behandeling/dienst, indien tijdens het gesprek opgegeven

• Inhoud van het telefoongesprek: uitsluitend via realtime spraak-naar-tekst verwerking, nodig om de assistent te laten reageren. Wij maken en bewaren geen audio-opnames van telefoongesprekken.

Deze gegevens worden verwerkt namens en in opdracht van onze klant (de ondernemer). Onze klant is voor deze verwerking de verwerkingsverantwoordelijke\; JLK Solutions treedt hierbij op als verwerker.

Een opvolgbericht (SMS of WhatsApp) sturen wij alleen naar bellers die zelf eerder contact hebben opgenomen — nooit ongevraagd aan nieuwe contacten. Elk opvolgbericht bevat een manier om af te melden voor verdere berichten.

3. Waarom wij deze gegevens verwerken

• Om de AI-telefoonassistent te laten functioneren: vragen beantwoorden, afspraakverzoeken doorgeven, boekingslinks versturen

• Om onze klanten een dashboard te bieden met een overzicht van gesprekken en opvolging

• Om de overeenkomst met onze klanten uit te voeren en te factureren

• Om onze dienstverlening te verbeteren en technische problemen op te lossen

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van: uitvoering van de overeenkomst met onze klant, gerechtvaardigd belang (het goed laten functioneren en verbeteren van de dienst), en waar van toepassing wettelijke verplichting.

5. Delen met derde partijen

Voor het leveren van onze dienst maken wij gebruik van de volgende soorten externe partijen (subverwerkers), met wie wij verwerkersovereenkomsten hebben of waarvan wij de voorwaarden hebben geaccepteerd:

• Spraaktechnologie/AI-platform (Vapi) — voor het realtime omzetten van spraak naar tekst tijdens het actieve telefoongesprek. Er worden geen audio-opnames gemaakt of bewaard.

• Telefonie/berichtenverkeer (Twilio) — voor telefonie, SMS en WhatsApp-berichten

• Workflow-automatisering (Make) — voor het veilig koppelen van de systemen

• Gegevensopslag (Airtable) — voor het bijhouden van klantgegevens en gespreksoverzichten (alleen bij de Connect-variant)

• Formulierverwerking (FormSubmit) — voor het verwerken van aanmeldformulieren

• Betaalverwerking (Stripe) — voor facturatie en incasso, zodra facturatie via JLK Solutions van start gaat

Wij delen geen persoonsgegevens met derden voor commerciële/marketingdoeleinden van die derden.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en in elk geval niet langer dan de duur van de overeenkomst met onze klant plus een periode van 2 jaar daarna, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht voor facturatiegegevens).

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder het werken met partijen die voldoen aan de AVG en het afsluiten van verwerkersovereenkomsten.

8. Uw rechten

Personen van wie wij gegevens verwerken hebben het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Voor gegevens die wij namens onze klant (de ondernemer) verwerken, kunt u zich het beste eerst wenden tot die ondernemer. U kunt ons ook rechtstreeks bereiken via jlk-solutions@outlook.com. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Onze website (gebouwd met Framer) kan functionele cookies plaatsen die noodzakelijk zijn voor het goed werken van de site. Zodra wij analytische of marketingcookies gaan gebruiken, werken wij deze sectie bij en vragen wij daar waar wettelijk vereist voorafgaande toestemming voor.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is steeds te vinden op onze website.